NOV Keurmerk Vrijwillige Inzet Goed Geregeld
Stadkamer in Zwolle groeit verder, mèt vrijwilligers. Zo is Stadkamer de eerste bibliotheek in Overijssel die opgaat voor het NOV-Keurmerk Vrijwillige Inzet Goed Geregeld. Hiermee straalt Stadkamer uit dat ze een professionele organisatie is, ook wat betreft het werken met vrijwilligers.
Het behalen van het keurmerk zelf is daarbij niet het doel (al is dit wel de kers op de taart), maar vooral dit proces doorlopen mèt medewerkers, vrijwilligers en MT en met elkaar de goede gesprekken voeren over verbeteringen.
Rijnbrink faciliteerde de gesprekken met vrijwilligers, medewerkers en MT-leden tijdens dit proces als onafhankelijke partner. Zo kon vrijwilligerscoördinator Marijne Bos van Stadkamer zelf ook deelnemen aan deze gesprekken. De inzichten uit deze gesprekken heeft Rijnbrink vertaald naar een verbeterplan, waar Stadkamer nu mee aan de slag is als laatste stap voor het keurmerk.
Benieuwd naar de inzichten rondom het werken met vrijwilligers die tijdens dit waardevolle proces zijn opgedaan? Marjolein Laninga (adviseur bij Rijnbrink) deelt ze graag.
Waarom vindt Stadkamer het belangrijk om hiermee bezig te zijn?
Stadkamer wil een aantrekkelijke organisatie zijn voor vrijwilligers door hen een uitdagende en fijne plek te bieden. Hierdoor kunnen vrijwilligers optimaal bijdragen aan de maatschappelijke positie van de bibliotheek. Daarnaast wordt het als een manier gezien om open in gesprek te zijn over ontwikkelingen rondom vrijwilligers en doorontwikkelmogelijkheden. Vragen als ‘Hoe hebben we het geregeld?’ en ‘Hoe kunnen we het (nog beter) regelen?’ laten zich niet zomaar beantwoorden en komen nu wel aan bod. Ook helpt het bij de integratie van bijvoorbeeld vrijwilligers van het Taalpunt.
Hoe helpt NOV hierbij?
Het NOV biedt een checklist (zelfevaluatie) met vragen, die gaan over het richten, inrichten en verrichten van alle aspecten die komen kijken bij het werken met vrijwilligers. Deze checklist kan gebruikt worden voor een onafhankelijk en objectieve scan van hoe je het doet als organisatie.
Ook biedt de checklist een goed praatstuk om met elkaar verdiepende en open gesprekken te voeren, waarbij verschillende invalshoeken bij elkaar komen.
Via dit proces krijg je verbeterpunten in beeld, waardoor je als bibliotheek keuzes kan maken over wat je belangrijk vindt om te verbeteren. Door echt te werken aan de verbeterpunten, kan de organisatie uiteindelijk opgaan voor het NOV-Keurmerk.
Wat heeft het Stadkamer opgeleverd?
- Vrijwilligerswerk op de kaart zetten en continu onder de aandacht en op agenda’s houden.
- Bewustwording van het belang om de verschillende perspectieven (vrijwilligers, medewerkers, management) te belichten en mee te nemen.
- Het heeft de vinger op de zere plek gelegd, dit kan nu worden verbeterd.
- Betrokkenheid van MT bij dagelijkse zaken en de lastigheid. Besef dat er soms meer nodig is om dit goed te regelen.
- Nieuwe vertrekpunten met een breed draagvlak in de organisatie.
Wat hebben we geleerd van dit NOV-proces?
- Het kost tijd… om intern goed te communiceren over de intenties, de vragenlijsten uit te zetten, werkgroepen voor de gesprekken te formeren, informatie te verwerken en de dialogen over verbeterstappen te blijven voeren in de organisatie. Kortom, je doet dit er niet zomaar naast, het is een strategische keus om hierin te investeren.
- Het levert veel informatie en een breed draagvlak op in de organisatie. Het is een nuttig proces voor organisaties die het werken met vrijwilligers serieus nemen en willen verbeteren.
- Externe begeleiding was heel prettig bij de inrichting van dit proces, bij de gespreksvoering zelf en bij het verwerken ervan tot een verbeterplan. Maar het eigenaarschap blijft bij de bibliotheek liggen en ook de benodigde vervolgstappen zijn van de bibliotheek.
- Het breed (& online) uitzetten van de NOV-vragenlijst is niet nodig om de goede dialoog te voeren. Vrijwilligers gaven terug dat ze behoorlijk wat vragen uit de vragenlijst lastig konden beantwoorden. Bijvoorbeeld over beleid en financiën. Daar zijn ze vaak niet van op de hoogte, waardoor dit lastig voor hen is.
- Niet iedere vrijwilliger wil op ‘dit niveau’ meedenken. Naast de dialogen in de werkgroepen blijft het gesprek voeren binnen het team/de werkplek belangrijk.
- Naast de stem van de vrijwilligers, leverde ook het horen van de stem van de medewerkers hele waardevolle inzichten op. Het thema vrijwilligers ligt niet vaak als hoofdonderwerp op tafel.
