Microsoft 365-training: ontdek de gemakken van M365 in jouw bibliotheekwerk
Wie Microsoft 365 (M365) een beetje kent, weet: je kunt waar je ook bent bij je bestanden en samen met anderen in hetzelfde document werken. Heel handig. Maar doe je dit ook op een slimme manier? En benut je alle mogelijkheden van de abonnementsdienst, waarvoor je ook betaalt, volledig?
Bij veel bibliotheken en multifunctionele culturele organisaties (MFCO’s) ligt nog volop kans om meer uit M365 te halen, ziet Corine Mensink. Als informatiemanager bij Rijnbrink helpt zij bibliotheken daarbij: van strategische keuzes tot praktisch gebruik in de dagelijkse praktijk, ondersteund met gerichte trainingen. Kulturhus Borne, Bibliotheek Barneveld en Bibliotheek Dalfsen gingen je voor. In dit artikel lees je hoe zij de M365-training hebben ervaren en wat zo’n maatwerktraject jou en je collega’s kan opleveren.
Meer halen uit Microsoft 365
Corine: ‘Bibliotheken die deze training volgen, hebben vaak als doel: efficiënter samenwerken, bestanden makkelijker terugvinden en applicaties effectief benutten. Daar gaan we in de training dan ook volop mee aan de slag.’
Training op maat: wat heeft de bibliotheek nodig?
De ene bibliotheek is de andere niet. Soms is er al goede kennis van Microsoft 365, soms valt juist vanaf de basis nog veel te leren. Corine: ‘De insteek is dat medewerkers met M365 hun werk goed kunnen doen. We gaan niet extreem de diepte in, om medewerkers niet te overvoeren met nieuwe informatie.’
Voorafgaand aan de training gaat Corine in gesprek met de bibliotheek. Hoe gebruiken medewerkers M365 nu? Welke onderdelen moeten in de training terugkomen?
Corine: ‘Je kunt natuurlijk een algemene Teams-training doen, maar wij zoomen echt in op wat de bibliotheek nodig heeft en stellen een training op maat samen. De medewerkers leren dus wat ze wíllen leren.’
Vijf verschillende trainingen bij Kulturhus Borne
Begin van dit jaar volgden 51 medewerkers van Kulturhus Borne de training bij Corine en haar collega’s. In vijf groepen weliswaar en toegespitst op de gebruikers. Marijke Hofstra, verantwoordelijk voor marketing en communicatie bij Kulturhus Borne, bereidde de trainingen met Corine voor.
‘Een front-office medewerker van de bibliotheek hoeft veel minder op de computer te doen dan iemand die op kantoor werkt’ vertelt Marijke. ‘Dus we hebben per groep bepaald welke onderdelen relevant zijn en het werk makkelijker maken. Zo leerde de ene groep Teams heel goed gebruiken, terwijl kantoorpersoneelsleden ook les kregen in het gebruik van Forms.’
De basis van Microsoft 365: wat leer je in de training?
In de M365-training leren bibliotheekmedewerkers werken met M365 op een manier die aansluit bij hun dagelijkse praktijk. Soms is een sterke basis in bijvoorbeeld Teams al voldoende. Denk aan:
- chatten en bijlagen delen
- berichten plaatsen in kanalen
- bestanden terugvinden en ordenen
- werken met versiegeschiedenis
- en @mentions gebruiken om collega’s snel te betrekken
Experttraining voor meer diepgang en kennis
Zijn bibliotheekmedewerkers al wat verder in het gebruik van M365? Dan biedt Corine een verdiepende experttraining. Daarin gaan deelnemers een stap verder. Bijvoorbeeld met OneNote: een notitieapp om ideeën, notities en taken overzichtelijk te organiseren. Of met Microsoft Planner, een soort projectbord waarmee je eenvoudig taken verdeelt en toewijst aan collega’s.
Corine: ‘In het voortraject bespreek ik de opties met de bibliotheek. Als een bibliotheek een bepaalde app handig vindt om te gaan gebruiken, neem ik die mee in de training. Zo ontdekken ze de gemakken van M365 specifiek voor hun werk.’
Bibliotheek Barneveld: beginnen op dezelfde bladzijde
Twintig medewerkers van Bibliotheek Barneveld volgden de M365-training, verdeeld over twee groepen. In de voorbereiding ging Corine in gesprek met vertegenwoordigers van verschillende afdelingen. Hun vragen en leerbehoeften vormden de basis voor de training. ‘Die aanpak werkte goed,’ vertelt Marieke van den Brink, coördinator Taalhuis bij Bibliotheek Barneveld.
Marieke: ‘We hebben afgesproken niet al te ver de diepte in te gaan en echt de basis van werken met M365 te behandelen in de training. Als er later behoefte is aan een verdiepende training, kan dat alsnog.’
Hoewel sommige collega’s van Marieke al gevorderd zijn in het gebruik van M365, volgde toch iedereen de basistraining. ‘Dat was een bewuste keuze,’ legt Marieke uit. Zo ontstond er een gedeelde basis en sprak iedereen dezelfde taal in het dagelijks werken met M365. ‘Omdat je op een nieuwe manier gaat werken, is het goed om met z’n allen op dezelfde bladzijde te beginnen. Door samen de training te doen, weet iedereen wat er is afgesproken en hoe we precies gaan werken.’
Ter plekke aan de slag in de eigen Teams-omgeving
Een trainingsgroep bestaat meestal uit acht tot tien deelnemers. In de training gaan zij direct praktisch aan de slag in hun eigen Teams-omgeving. ‘Het voordeel daarvan ten opzichte van een testomgeving is dat we de instellingen ter plekke goed kunnen zetten’, legt Corine uit. ‘Ik doe dingen voor op een groot scherm en de bibliotheekmedewerkers werken in hun eigen omgeving. Mijn collega kijkt mee op hun beeldschermen en kan helpen als het nodig is. Dat werkt heel fijn.’
Op de hoogte van de nieuwste Microsoft 365-functies
Microsoft zit niet stil: er komen regelmatig nieuwe functies en mogelijkheden binnen Microsoft 365. Het is lastig om dat allemaal bij te houden, maar Corine en haar collega’s doen dat wel. In de trainingen laten zij daarom steeds de meest actuele en praktische toepassingen zien.
Een voorbeeld is planningspeiling: een soort datumprikker in het nieuwe Outlook. Nog niet bij iedereen bekend, maar wel heel handig om snel afspraken te plannen met drukbezette collega’s.
Ondersteuning na de training? Jazeker!
Na de training ontvangen bibliotheekmedewerkers een overzicht met alle tips en praktische handvatten. Daarnaast plant Corine nog een aantal uur in voor nazorg en ondersteuning. Zo zorgen we ervoor dat wat je leert niet blijft hangen in de training, maar wordt toegepast in de praktijk.
Marieke vertelt: ‘De afdeling D&I doet meerdere projecten bij ons, dus Corine is nog een tijdje bij ons in huis, ook voor nazorg. Na de nieuwe inrichting komen er vast vragen of blijken dingen niet helemaal goed te werken. Fijn om dan bij een expert terecht te kunnen.’
Inzichten van de bibliotheken na de Microsoft 365-training
Kulturhus Borne:
- ‘Eerder gebruikten we M365 alleen om bestanden op te slaan. Goede tip in de training was om het ook als communicatiekanaal te gebruiken. Daar gaan we veel profijt van hebben!’
- ‘Je kunt Teams op verschillende manieren gebruiken, hebben we ontdekt. Dat kan leiden tot inefficiëntie. Weten wat je doet en met elkaar afspreken hoe je de dingen doet, is belangrijk. Dan hoef je bijvoorbeeld niet elke keer op zoek naar bestanden.’
Bibliotheek Barneveld:
- ‘We kwamen erachter dat onze manier van inrichten van M365 destijds niet zo handig was. We werkten vanuit Sharepoint, maar hebben in de training geleerd om alles vanuit Teams te doen. Voorheen vroegen we ons af: hoe past dit nou allemaal in elkaar? Nu is het veel duidelijker!’
- ‘Je hebt als bibliotheek vaak niet zelf de kennis in huis als het gaat om digitalisering. Heel fijn dat Corine die inhoudelijke kennis kon brengen en we tijdens de training direct onze vragen konden stellen.’
Bibliotheek Dalfsen:
- ‘De training helpt bij het creëren van draagvlak over werken met M365. Je bespreekt de meerwaarde ervan met elkaar. Zo is met linkjes werken in plaats van documenten rondsturen beter qua informatiebeveiliging. En je voorkomt dat er meerdere versies van een document zijn.’
- ‘Andere voordelen waar we ons bewust van zijn geworden: efficiënt samenwerken met externe partners die ook in Teams werken. Minder mails, chatten is informeler en zorgt voor snellere communicatie. Door de versiegeschiedenis is het fijn om te weten dat je informatie terug kan halen.’
Geschikt voor iedereen!
Hoewel de ervaringen van de bibliotheken met de M365-training goed zijn, staat niet iedereen voorafgaand aan de training te springen. Dat realiseerde Corine zich toen ze de reacties vanuit Bibliotheek Borne hoorde.
‘Het was mooi om te horen dat medewerkers na afloop verrast waren over hoe prettig de training verliep’, vertelt Corine. ‘Aan het begin zijn sommigen wat afwachtend of onzeker over hun digitale vaardigheden, maar al snel merken ze dat we in een rustig tempo werken en dat iedereen het prima kan volgen.’
Tijdens de training ontdekken deelnemers hoe M365 samenwerken makkelijker maakt, bijvoorbeeld door bestanden via linkjes te delen. En er wordt ook veel gelachen, zegt Corine: ‘Tijdens het oefenen met chatten sturen medewerkers vaak vrolijke gifjes en afbeeldingen heen en weer. Dat zorgt meteen voor een ontspannen sfeer.’
Zelf aan de slag?
Zou een M365-training ook iets zijn voor jouw bibliotheek? Wil je weten wat het jullie kan opleveren in de praktijk? Neem gerust contact op met Corine, zij denkt graag met je mee over een training die past bij jullie team en werk.
