Privacy & informatiebeveiliging: dit speelt er in de bibliotheek
Privacy en informatiebeveiliging zijn belangrijke onderwerpen voor iedere bibliotheek. Maar wat betekenen nieuwe ontwikkelingen nu concreet voor de praktijk? Vanaf nu delen we iedere twee maanden de belangrijkste ontwikkelingen, praktische tips en aandachtspunten voor de bibliotheeksector.
In deze eerste editie: nieuwe modeldocumenten voor de Bibliotheek op school, de risico’s en regels rond chatbots en een praktische tip om vandaag nog met informatiebeveiliging aan de slag te gaan.
Nieuwe modeldocumenten voor de Bibliotheek op school
De modeldocumenten voor de Bibliotheek op school in het primair onderwijs zijn vernieuwd. De nieuwe documenten helpen bibliotheken en scholen om goede en duidelijke afspraken te maken over hun samenwerking.
Heb je nog de model-verwerkersovereenkomst 3.0 of een oudere versie in gebruik? Dan is het belangrijk om deze direct te vervangen. Deze versies zijn verouderd.
Werk je met de model-verwerkersovereenkomst 4.0 uit 2022? Controleer dan of de afspraken nog aansluiten bij de huidige situatie. Bij twijfel is het verstandig om de overeenkomst te vervangen door de nieuwe of herziene versie uit 2026.
Aan de slag met de actuele modeldocumenten
Chatbots: handig, maar niet zonder risico
Chatbots worden steeds vaker ingezet als eerste aanspreekpunt voor klanten. Dat kan efficiënt zijn en medewerkers werk uit handen nemen. Tegelijkertijd brengt het gebruik van chatbots ook nieuwe aandachtspunten met zich mee.
De Autoriteit Consument en Markt (ACM) en de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) vragen organisaties daarom om goed na te denken over de manier waarop zij chatbots inzetten. Een bezoeker moet bijvoorbeeld duidelijk kunnen zien wanneer hij of zij met een chatbot praat. Ook moet het mogelijk zijn om op een laagdrempelige manier menselijk contact te krijgen. Dat is extra belangrijk voor mensen die moeite hebben met digitale dienstverlening of die afhankelijk zijn van persoonlijke ondersteuning.
Daarnaast kunnen chatbots onjuiste of misleidende informatie geven. En wanneer bezoekers persoonlijke of gevoelige informatie invoeren, spelen er natuurlijk ook privacyrisico’s.
Vanaf augustus 2026 gelden nieuwe Europese regels die onder andere meer transparantie rond AI-systemen verplichten. Zo moet duidelijk zijn wanneer iemand met AI communiceert. De toezichthouders werken daarnaast aan een leidraad met praktische vuistregels voor het zorgvuldig inzetten van chatbots.
Een belangrijk uitgangspunt: technologie mag nooit een belemmering worden voor goede dienstverlening.
Lees meer over het verantwoord gebruik van chatbots via de AP
Hoe scherp zijn we op phishing?
Goede informatiebeveiliging begint niet alleen bij systemen en technische maatregelen. Ook medewerkers spelen een belangrijke rol. Een verdachte mail herkennen, niet zomaar op een link klikken en zorgvuldig omgaan met gegevens: het zijn kleine handelingen die veel kunnen voorkomen.
Benieuwd hoe scherp medewerkers zijn? Laat ze de gratis test doen!
Doe de gratis phisingtest via PhishKraam
Maak er vooral een gezamenlijk leermoment van. Bespreek na afloop de uitkomsten met het team. Wat ging goed? Waar trapten mensen bijna in? En welke signalen kunnen jullie de volgende keer sneller herkennen? Zo maak je van een test meteen een praktisch moment voor awareness.
Praktische tip: kijk vandaag eens met andere ogen
Wil je vandaag nog iets doen aan privacy en informatiebeveiliging? Loop dan eens langs een publiekscomputer of balie en kijk met de ogen van een bezoeker. Vraag jezelf af:
- Zijn er persoonsgegevens zichtbaar op een scherm?
- Vergrendelen medewerkers hun scherm als ze even weglopen?
- Liggen er papieren met persoonsgegevens in het zicht?
- Liggen er nog afdrukken met gegevens in de printer?
- Kan iemand zomaar achter een medewerker aanlopen naar een beveiligde ruimte?
Bespreek je bevindingen kort met het team en maak meteen afspraken over wat beter kan. Juist dit soort kleine aanpassingen maken in de dagelijkse praktijk vaak al een groot verschil.
Vragen? We helpen je graag!
Heb je algemene vragen over privacy of informatiebeveiliging? Dan kun je terecht bij onze Privacy Helpdesk.
Neem contact op met de Privacy Helpdesk
Aan de slag met Digitalisering & Informatievoorziening?
We ondersteunen je met advies en oplossingen die écht passen. Lees wat onze Digitalisering & Informatievoorziening-diensten jouw organisatie en je medewerkers opleveren.
Lees meer over de dienstverlening Digitalisering & Informatievoorziening
