Van boekenkrat tot klaslokaal: hoe wij de groei van de Bibliotheek op school logistiek aanpakken
Binnen de Openbare Bibliotheek Gelderland Zuid (OBGZ) groeit de Bibliotheek op school (dBos) hard. Dat zorgt voor meer aanvragen, meer boeken in roulatie en meer kratten op transport. Dat vraagt ook om strakker plannen. Maar wat betekent die groei concreet voor onze collega’s bij de afdeling Facilitair en Logistiek? Hoe houd je routes logisch als het aantal scholen toeneemt? En wat doe je als er ineens vijf kratten per school retour komen? We nemen een kijkje achter de schermen met collega Daan.
Wat is de Bibliotheek op school?
Goed kunnen lezen en bewust omgaan met media geeft kinderen en jongeren zelfvertrouwen en een stevige basis voor hun toekomst. De Bibliotheek op school verbindt onderwijs en bibliotheek structureel aan elkaar. Met sterk leesonderwijs en een prikkelende collectie, vergroten ze samen het leesplezier, versterken ze de taalvaardigheid en bouwen ze aan mediawijsheid.
Samenwerking met OBGZ
Bij Rijnbrink verzorgen we het transport tussen bibliotheekvestigingen en scholen via vaste bibliotheekroutes en aparte scholenroutes. Op de bibliotheekroute vervoeren we boeken tussen bibliotheekvestigingen in Gelderland en Overijssel via het zogenaamd Interbibliothecair Leenverkeer (IBL). Benieuwd hoe dat eraan toegaat? Stap dan bij chauffeur Melvin aan boord in dit artikel:
De scholenroutes zijn volledig ingericht voor het leenverkeer tussen scholen en bibliotheken. In Gelderland Zuid verloopt dat vanuit OBGZ, met hoofdbibliotheek Mariënburg in Nijmegen als spil. Scholen kunnen hier boeken lenen voor hun eigen Bibliotheek op school. Rijnbrink regelt het vervoer en zorgt ervoor dat boeken snel en zorgvuldig op de juiste plek komen en weer retour gaan wanneer dat nodig is. Een boek dat ‘s ochtends in Mariënburg of op een andere school wordt opgehaald, ligt diezelfde dag nog in de klas.
De groei zie je direct terug in het aantal kratten
Dat het aantal scholen binnen dBos in de OBGZ-regio toeneemt, merkt ook Daan. De afgelopen periode kwamen er vijf nieuwe scholen bij. ‘Als je het hebt over groei, dan heb je het bij ons niet alleen over die cijfers,’ vertelt hij. ‘Je ziet het letterlijk terug in de hoeveelheid kratten die mee gaan en terugkomen.’
Waar chauffeurs vroeger per school misschien een half kratje meenamen, staan er nu regelmatig drie tot vijf volle kratten klaar. ‘We zien een stijging in het aantal boeken dat retour gaat naar de bibliotheek en in het aantal boeken dat aangevraagd wordt door het stijgende aantal scholen,’ legt Daan uit. Dat betekent meer tillen, meer uitladen en vooral meer sorteerwerk onderweg.
Een chauffeur bezoekt op één dag soms tientallen scholen. Per stop moeten kratten worden gecontroleerd en uit gesorteerd: boeken voor Mariënburg, voor andere vestigingen, voor een volgende school op de route van die dag of voor de volgende dag. ‘Als dat per locatie tien tot twintig minuten extra kost, dan kun je je voorstellen wat dat betekent voor onze chauffeurs op een route.’
Slimmer organiseren
Om de groei beheersbaar te houden, hebben Daan en zijn collega’s de logistieke processen en routes kritisch onder de loep genomen. ‘Welke scholen liggen logisch bij elkaar? Waar kunnen we tijd winnen zonder dat het ten koste gaat van kwaliteit?’ stelt Daan. Hij benadrukt dat die optimalisatie een continu proces is. ‘De planning blijft de cijfers en routes monitoren. Wat vandaag werkt, kan over een paar maanden weer anders zijn. Het zit ’m niet in harder werken, maar in slimmer organiseren.’
Concreet betekent dat: vaste OBGZ-routes op woensdag en donderdag en een herindeling van scholen. Sommige scholen die eerder via een bibliothekenroute liepen, zijn nu opnieuw ondergebracht bij de scholenroute. ‘Voor de scholen verandert er eigenlijk niet zoveel,’ vertelt Daan. ‘Ze kunnen rekenen op een vaste, wekelijkse levering. Maar voor ons verandert er wel degelijk veel in hoe we ons werk organiseren.’
Rust op de route
Een belangrijke keuze daarin is om niet altijd meer onderweg te sorteren. ‘Afhankelijk van het aantal kratten gaan de boeken eerst terug naar Rijnbrink,’ legt Daan uit. ‘Onze collega’s sorteren de boeken op de Expeditie (het sorteercentrum bij Rijnbrink, red.) en met eerstvolgende levering gaan ze weer mee naar de scholen. Dat geeft rust op de route en voorkomt tijdverlies.’
Dat betekent dat er aan de voorkant meer werk plaatsvindt in Deventer. Dankzij deze herinrichting kan het team voorlopig met twee routes per week blijven werken. Door kritisch te kijken naar volgorde, planning en voorbereiding ontstaat meer overzicht en minder overlap. ‘Het zit vaak in deze kleine dingen: de expeditie inrichten op dag niveau, op een andere manier verdelen, vooraf beter afstemmen of informatie eerder delen. Dat maakt op weekniveau al een groot verschil.’
Tekst gaat verder onder de foto
Van alfabet naar route
Ook het magazijn is anders ingericht. ‘In onze stellingen waren alle scholen eerst alfabetisch geordend. Dat werkte prima, maar niet meer bij deze volumes. Nu werken we per route en per dag. Links staan alle boeken voor woensdag, rechts alles voor donderdag. Het is veel overzichtelijker en efficiënter,’ legt Daan uit.
De kratten staan daardoor route-klaar op volgorde voor de chauffeurs. ‘Dat scheelt tijd, energie en verkleint de kans dat we kratten vergeten.’ Groei leidt hier dus niet tot ad hoc-oplossingen, maar tot bewuste keuzes in inrichting en efficiëntie.
Elke kilometer telt
De groei van dBos betekent automatisch meer transport en meer inzet van mensen. ‘Efficiënt werken betekent voor ons ook duurzaam werken,’ zegt Daan. ‘Zo logisch en kort mogelijke routes, zo min mogelijk onnodige kilometers. Daar stuurt de planning continu op.’
De vaste OBGZ-routes op woensdag en donderdag bieden daarin houvast. Tegelijkertijd blijft het puzzelen. ‘Het is voor de planner continu monitoren: wat past nog binnen twee routes? Wanneer wordt drie routes realistischer? Je wilt groei mogelijk maken, maar wel beheerst. Dat is de uitdaging. En eerlijk gezegd ook het mooie van mijn werk.’
