Uitbetaalde Bedragen aan Derden (UBD): 5 dingen die je wil weten voor een heldere jaarrekening
Het einde van het jaar komt in zicht en dat betekent dat het tijd is om een aantal financiële zaken netjes af te ronden. Een overzichtelijke financiële jaarafsluiting is belangrijk voor een kloppende boekhouding en een heldere jaarrekening. Een belangrijk onderdeel hiervan is de UBD-aangifte. Misschien vraag je je af: moet ik hier iets mee? En zo ja, wat precies? In dit artikel leggen we je stap voor stap uit wat UBD is, wanneer het voor jou geldt en hoe je de aangifte goed regelt.
Wat is UBD precies?
UBD staat voor Uitbetaalde Bedragen aan Derden. Het betekent dat je aan de Belastingdienst moet doorgeven welke betalingen je hebt gedaan aan mensen die niet bij jou in dienst zijn en waarvoor je als betaler geen factuur hebt ontvangen. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan zzp’ers, freelancers, sprekers of btw-vrijgestelde ondernemers. Met deze gegevens kan de Belastingdienst controleren of belasting op de juiste manier is betaald en helpen ze de ontvanger met een juiste, vooraf ingevulde aangifte.
Waarom is UBD belangrijk?
Een juiste UBD-aangifte zorgt voor:
- een kloppende administratie
- minder kans op fouten of boetes door het verkeerd afdragen van de belasting
- duidelijkheid voor jou en de ontvanger.
Kort gezegd: je houdt grip op je boekhouding en helpt de ander om hun aangifte goed te doen.
Wanneer moet je gegevens aanleveren?
Je levert gegevens aan de Belastingdienst als je iemand betaalt die:
- niet in dienst is bij jouw organisatie
- diegene geen btw rekent op de factuur (bijvoorbeeld vrijgesteld via de kleineondernemersregeling of de btw-verleggingsregeling).
Voorbeelden van betalingen die je moet doorgeven:
- sprekers of auteurs
- btw-vrijgestelde ondernemers
- mensen die klusjes, schoonmaak of onderhoud doen
- beloningen in natura (zoals cadeaus of producten met een waarde in geld).
Welke gegevens heeft de Belastingdienst nodig?
Je geeft deze informatie digitaal door voor 1 februari 2026:
- naam, adres, geboortedatum en BSN* van de ontvanger
- uitbetaald bedrag
- eventuele kostenvergoedingen
- datum van betaling
- De naam, het adres en de geboortedatum van de ontvanger van de uitbetaling
- * Alleen inhoudingsplichtigen moeten ook het BSN van de ontvanger van de betaling doorgeven.
Wanneer hoef je niets door te geven?
Je hoeft geen gegevens aan te leveren voor:
- facturen met btw
- betalingen aan vrijwilligers (onder de vrijwilligersregeling)
- artiesten of buitenlandse sporters die onder een speciale regeling vallen
- erfgenamen van auteurs of kunstenaars (auteurs- of naburig recht).
5 tips voor een soepele aangifte
- Verzamel alle betalingen van het jaar op tijd.
- Controleer of de ontvanger in dienst is of btw rekent.
- Om aangifte te kunnen doen, moet je inloggen met een eigen gebruikersnaam en wachtwoord. Heb je deze nog niet? Je kunt het aanvragen bij de Belastingdienst of via Digipoort. Houd daarbij rekening met een verwerkingstijd van ongeveer vijf werkdagen, zo voorkom je dat je op 1 februari te laat bent!
- Lever gegevens digitaal aan vóór 1 februari.
- Bewaar je administratie goed, dat voorkomt gedoe achteraf.
Hulp nodig?
Kom je er niet uit of twijfel je over een betaling? Geen zorgen! Gaby staat voor je klaar om je te helpen. Samen zorgen we dat je UBD-aangifte klopt en je jaarrekening helder blijft.
