Slimmer digitaal werken? Digitale Strategie voor bibliotheken en MFCO’s in ontwikkeling
Digitalisering is overal. Maar hoe zorg je ervoor dat systemen, processen en mensen samenwerken, zodat het optimaal bijdraagt aan jouw maatschappelijke opgave? Rijnbrink werkt, samen met Arlande, aan een nieuwe dienst: de Digitale Strategie. Drie bibliotheken/multifunctionele culturele organisaties (MFCO’s) doen mee aan een pilot, die eind dit jaar wordt afgerond. Het doel? Een aanpak creëren waarmee iedere bibliotheekorganisatie grip krijgt op een digitale toekomst. Lees hier wat een digitale strategie is en hoe het jouw organisatie kan helpen.
Wat is een digitale strategie?
Een digitale strategie laat zien hoe je digitalisering slim inzet om je processen te verbeteren en hoe dat bijdraagt aan het realiseren van je organisatiedoelen. Het gaat dus verder dan een nieuwe app installeren of software aanschaffen. Je denkt ook na over waarom je bepaalde middelen nodig hebt, hoe ze bijdragen aan jouw organisatiedoelen en hoe medewerkers er optimaal gebruik van kunnen maken. Dat geeft overzicht en structuur, en voorkomt een wildgroei aan tools.
‘Alle afdelingen hebben met digitalisering te maken’, vertelt William Wubben. William werkt vanuit Arlande bij Rijnbrink en hij ontwikkelt momenteel de dienst Digitale Strategie voor bibliotheken en MFCO’s. ‘We kijken niet alleen naar systemen, maar juist naar processen, gedrag van werknemers, samenwerking en informatiestromen. Wat zijn je ambities als bibliotheek? Waar loop je in de praktijk tegenaan? En wat is er nodig om je digitale omgeving daarop in te richten? Met die antwoorden kunnen we een digitale strategie vormgeven.’
Pilot: drie bibliotheken/MFCO’s wijzen de weg
Op dit moment lopen er drie pilots bij CODA, Bibliotheek Deventer en Kunstwerk! William: ‘We willen een aanpak ontwikkelen die relevant is voor alle bibliotheekorganisaties. De inzichten van deze drie organisaties leggen de basis voor de uiteindelijke aanpak.’ Hij merkt dat bibliotheken/MFCO’s vaak tegen dezelfde uitdagingen aanlopen. ‘Ik zie dat veel dingen van oudsher zijn georganiseerd rondom het bibiotheeksysteem, maar dat systeem is niet altijd meer de beste keuze. Medewerkers verrichten onnodig handwerk, de digitale samenwerking gaat niet optimaal en het ontbreekt vaak aan goede digitale ondersteuning voor alle afdelingen.’
De uitdagingen in de sector hebben veel overlap, ziet William. Het zijn soortgelijke organisaties, met soortgelijke doelen, thema’s en opgaves. ‘We bouwen daarom aan een stevige basisaanpak die voor elke bibliotheek of MFCO toepasbaar is, met ruimte voor maatwerk. Want hoewel de uitdagingen vaak hetzelfde zijn, is de context altijd lokaal.’
Hoe werkt het in de praktijk?
CODA, Bibliotheek Deventer en Kunstwerk! nemen op dit moment de proef op de som, zij zijn aan de slag gegaan met een digitale strategie. Dat traject bestaat uit meerdere fases, waar William ze bij begeleidt. ‘Eerst brengen we samen in kaart wat de huidige situatie is. We nemen interviews af om écht een goed beeld te krijgen van hoe ze nu werken.’ Medewerkers gaan zelf aan de slag om goed in kaart te brengen wat hun werkwijzen zijn. ‘Ik merk dat dit al heel verhelderend werkt, dat is leuk om te zien.’
In de workshops die daarop volgen, brengt een brede afvaardiging van de organisatie de strategische uitdagingen in kaart. ‘Op basis daarvan schetsen we hoe de gewenste situatie eruitziet. Hoe zou het ideaal gezien werken? We kijken dan niet primair naar welke systemen, maar vooral naar hoe mensen in hun werk goed ondersteund kunnen worden’, vertelt William. ‘We beginnen bij de werknemers en het proces en kijken pas daarna naar de tools.’ Dit voorstel gaat naar de betrokken medewerkers en MT-leden van de organisatie.
Aan het einde van de rit krijgen de organisaties een roadmap. Daarin staat hun doelsituatie en welke stappen ze moeten zetten om daar te komen. Daar kunnen ze heel concreet mee aan de slag. ‘Daarbij kijken we natuurlijk ook naar de investering en de structurele lasten en naar wat de hoogste prioriteit heeft.’
Van pilot naar product
De uitkomsten van deze pilots gebruikt William voor de ontwikkeling van de uiteindelijke dienst Digitale Strategie voor Rijnbrink. De pilots lopen nog tot het einde van dit jaar en het doel is dat Rijnbrink hier medio 2026 mee aan de slag kan. ‘Het is de bedoeling dat Rijnbrink straks de digitale strategie maakt, maar ook helpt bij de uitvoering van de projecten die in de roadmap staan. Hoe zorg je ervoor dat mensen op een efficiënte manier samenwerken en dat dit digitaal goed ondersteund wordt? En hoe neem je medewerkers vervolgens mee in deze nieuwe werkwijze? Daar komt Rijnbrink om de hoek kijken.’
Is een digitale strategie iets voor jouw bibliotheekorganisatie?
‘Ik zie dat veel bibliotheekorganisaties willen innoveren. Ze lopen vast op verouderde systemen, stroeve interne communicatie, klantdata die niet goed terug te vinden is en rapportages die veel tijd kosten en stress opleveren. Dat zijn organisatiebrede problemen waar slimmer organiseren en doelgerichte digitalisering het antwoord op kan zijn. Maar dan moet je het wel slim aanpakken en beginnen bij de basis. Dat is waar een digitale strategie je bij kan helpen’, vertelt William.
Hij benadrukt dat het belangrijk is dat het traject zo breed mogelijk binnen de organisatie wordt opgepakt. ‘Het is fijn als medewerkers uit alle lagen van de organisatie betrokken zijn. Ik zie in de pilotfase dat de impact en het uiteindelijke succes hiermee samenhangen. Zoals ik al zei, digitalisering raakt alle afdelingen. Als je een brede afvaardiging uit de organisatie laat meedoen, krijg je het beste beeld van de huidige situatie en kun je ook het beste beeld schetsen voor de toekomst.’
Wil je straks ook aan de slag?
‘Het is mijn uiteindelijke doel om alle gedreven mensen die bij de bibliotheek werken zo goed mogelijk te faciliteren’, vertelt William met een grote glimlach op zijn gezicht. ‘Minder administratieve handelingen en meer tijd om maatschappelijk relevant te zijn en impact te maken.’
Klinkt jou dit als muziek in je oren? En heb je als bibliotheek of MFCO interesse om dit traject in de toekomst te doorlopen? Dan vinden we het fijn om dat alvast van je te horen!
