Plannen en Organiseren: een slimme basis voor je bibliotheekactiviteiten
Een succesvolle activiteit in de bibliotheek begint bij een goede voorbereiding. Of het nu gaat om een lezing, workshop of klasbezoek: je wilt dat alles klopt. Toch merken we in de praktijk dat het organiseren van activiteiten niet altijd even makkelijk is. Informatie is verspreid, systemen zijn niet gekoppeld en veel werk gebeurt nog handmatig. Dat kost tijd. Tijd die je liever aan je bezoekers besteedt. Daarom ontwikkelt Rijnbrink een nieuwe dienst: Plannen en Organiseren. Met deze dienst ondersteunen we bibliotheken om inzicht te krijgen in hun activiteitenproces. Van planning en samenwerking tot het beter benutten van systemen en informatie.
Waarom deze dienst?
Bibliotheken zijn in beweging. Waar de focus voorheen nog lag op het managen van de collectie, is de rol nu vele malen breder geworden met maatschappelijke en educatieve functies. Dat vraagt ook iets van de organisatie erachter. Want hoe zorg je dat mensen, middelen en informatie op het juiste moment samenkomen?
Veel bibliotheken worstelen met:
- versnipperde informatie over activiteiten
- tijdrovende handmatige processen
- geen duidelijk overzicht wie wat wanneer doet
- moeizame gegevenslevering (denk aan WSOB-verantwoording).
Een goed ingericht proces voorkomt stress, zorgt voor overzicht en geeft medewerkers ruimte om te doen waar ze goed in zijn.
Wat houdt Plannen en Organiseren in?
Plannen en Organiseren is een dienst waarmee je het hele activiteitenproces onder de loep neemt en verbetert. In een aantal workshops brengen we samen in kaart:
- Welke informatie is wanneer nodig?
- Hoe loopt het proces nu en waar zitten knelpunten?
- Welke systemen zijn er al en hoe kunnen die beter samenwerken?
- Is het wellicht nodig om een nieuw systeem aan te schaffen?
We denken mee over structuur, samenwerking en technische ondersteuning. Het resultaat is een Functioneel Ontwerp (FO). Daarin leggen we de wensen voor een (nieuw) systeem vast, dat past bij jouw organisatie. Hierna kun je het activiteitenorganisatieproces en het bijbehorende (nieuwe) systeem goed inrichten. Dit kun je als organisatie zelf oppakken, maar Rijnbrink kan je hier natuurlijk ook bij helpen.
Pilotfase: testen in de praktijk
De dienst Plannen en Organiseren bevindt zich nu in de pilotfase. In Bibliotheek Borne en bij Stichting OverO draaien momenteel twee pilots. De eerste ervaringen zijn positief:
- meer overzicht in het proces
- minder handwerk
- sneller kunnen schakelen bij veranderingen.
Op basis van deze ervaringen ontwikkelen we de dienst verder door. We verwachten Plannen en Organiseren vanaf voorjaar 2026 als vaste dienst aan te kunnen bieden.
Iets voor jouw bibliotheek?
Loop jij ook tegen knelpunten aan in het organiseren van activiteiten? Wil je af van de losse Excel-bestanden, mailtjes en versnipperde info? Dan is Plannen en Organiseren dé dienst voor jouw bibliotheekorganisatie.
Wil je meer weten over de pilots, of je alvast oriënteren op deelname in de volgende fase? Neem contact op met Informatiemanagers Mark van den Ham of Monique Lubbers.
