Met gemeenten in gesprek over impact
Hoe werk je als provincie samen om impact binnen de bibliotheeksector van de grond te krijgen? In Overijssel tuigde Rijnbrink samen met Bibliotheek Kampen en Stadkamer Zwolle een pilot op, met als doel het impactdenken over alle bibliotheken in de provincie uit te rollen.
Door: Anne van den Dool
Bij Stadkamer Zwolle speelde de wens impactgericht te werken al langer, herinnert directeur-bestuurder Astrid Vrolijk-de Mooij zich. ‘We waren toen nog aan het stoeien met de juiste manieren om onze impact te meten. Intern kwamen onze wensen niet goed van de grond. Daar hebben we toen de hulp van de KB bij ingeschakeld. Zij hielpen ons onder meer met incompany trajecten, waardoor we eindelijk stappen konden zetten. Zo deelden we meerdere keren per jaar vragenlijsten uit bij cursussen Klik & Tik, zodat we konden zien wat de voortgang was.’
Die activiteiten pasten goed bij de wensen van de gemeente. De bibliotheek was al zo’n acht jaar geleden een pilotorganisatie binnen de sector cultuur om het impact denken beter te integreren in bedrijfsprocessen. Toch waren ze in Zwolle nog niet tevreden met de gezette stappen.
‘Het is heel ingewikkeld om in kaart te brengen welke bijdrage de bibliotheek precies levert aan de grote maatschappelijke opgaven die in een gemeente spelen,’ aldus Vrolijk-de Mooij. ‘Toch blijven we daar wel naar streven. Dat begint bij het in kaart brengen van de opgaven die bij de gemeente leven en daar met de formulering van onze prestatieafspraken bij aan te sluiten. Op het gebied van media en taal streven we bijvoorbeeld naar het voorkomen van taalachterstanden en het vergroten van leesplezier, samen met scholen in het werkgebied.’
Overijssels project
Binnen Overijssel werken bibliotheekorganisaties goed met elkaar samen. Meer bibliotheken wilden stappen zetten op het gebied van impactgericht werken. Daarom werd vorig jaar op verzoek van het netwerk door POI Rijnbrink een traject opgezet, waarvoor twee pilotbibliotheken werden gezocht: een grote en een kleine.
Stadkamer Zwolle was toen net bezig met een fusie met Bibliotheek Kampen. Zij besloten dus beiden als pilot te fungeren. Het afgelopen halfjaar doorliepen zij een intensief proces, relatief onafhankelijk van elkaar. ‘We willen goed aansluiten bij de maatschappelijke opgaven die ter plekke spelen,’ legt Vrolijk-de Mooij uit. ‘Wel verliep het proces hetzelfde: alle betrokken ambtenaren, onder meer van onderwijs, cultuur en het sociaal domein, betrokken bibliotheekmedewerkers en begeleiders van Rijnbrink kwamen bij elkaar om samen te kijken naar de gemeentelijke doelstellingen.’
Wat blijkt: uiteindelijk streeft iedere gemeente naar actieve en gelukkige burgers. Daarin kan de bibliotheek een essentiële rol spelen, denkt Vrolijk-de Mooij. Dat werkt haars inziens het beste door impactdoelstellingen per team te formuleren. In Zwolle en Kampen zijn dat gastvrijheid, maatschappelijke participatie en onderwijs. Ook werd gekeken naar beoogde effecten voor de korte en lange termijn, en welke activiteiten daarvoor nodig zijn.
Voor iedereen aan te bevelen
Onderdeel van het traject was ook een inspanning van Rijnbrink om bestaande literatuur over het effect van verschillende activiteiten van de bibliotheek, zoals collectie bieden en voorlezen, bij elkaar te brengen. Dit vormt een mooie basis om mee te geven aan de gemeente.
Vrolijk-de Mooij ziet in dat veel van de uitkomsten van het traject ook op veel andere bibliotheken in het land van toepassing zijn. ‘Toch is het belangrijk samen zo’n proces te doorlopen. Bij ambtenaren is nu veel duidelijker wat de bibliotheek allemaal doet, en dat dat niet altijd in cijfers te vangen is. Daarom gaan we de komende jaren meer werken met storytelling, waarbij we de bezoeker aan het woord laten. Ook ontstaat het besef op welke plekken we het impactdenken nog meer kunnen toepassen.’
Hoe nu verder? ‘We willen het impactgericht werken op meer plekken in de organisatie een plek geven. Een theory of change vaststellen kan voor iedereen handig zijn. En we hopen dat andere Overijsselse bibliotheken hier ook lering uit kunnen trekken. Tussen grote en kleine bibliotheken bleek weinig verschil, leerden we uit de twee pilots. Ik kan iedere organisatie dit proces aanraden.’
Laurie de Zwart (adviseur Rijnbrink) licht werkwijze toe
Bibliotheken, MFO’s en andere cultuurorganisaties zijn voor een belangrijk deel afhankelijk van gemeentelijke subsidies. Deze subsidies worden verstrekt onder bepaalde voorwaarden: de prestatieafspraken. Na afloop van de periode waarover de subsidie is verstrekt, verantwoordt de organisatie naar de gemeente de uitgaven van de beschikbaar gestelde middelen, waarbij de gemaakte afspraken het uitgangspunt vormen. Deze prestatieafspraken worden vaak gemaakt op basis van kwantitatieve gegevens zoals uitleencijfers en bezoekersaantallen. Dat zegt niets, of in elk geval weinig, over wat het oplevert in welzijn, leesplezier of een kunstervaring die je anders niet zou opdoen, terwijl de bibliotheek zich in toenemende mate presenteert als maatschappelijk-educatieve bibliotheek. Dat laten zien is moeilijk – maar impactgericht werken kan daarbij helpen. In Zwolle en Kampen werd voor het Overijssels Netwerk een experiment gestart. Daarbij werden achtereenvolgens de volgende stappen doorlopen:
- Uitvinden wat we precies bedoelen met effect en impact en hoe dat ons helpt het goede gesprek te voeren.
- Effectketens op organisatieniveau maken, waarbij zowel vanuit de organisatie als de gemeente verschillende disciplines betrokken zijn.
- Vertalen naar vernieuwde afspraken, meer gericht op het bijdragen aan beoogde doelstellingen van de gemeente dan kwantificatie.
Ook met impact aan de slag? Bekijk de themapagina Impact en data.