BTW en de Bibliotheek: 5x dit wil je weten
Of je nou wilt of niet, iedere bibliotheekorganisatie krijgt ermee te maken: BTW. Soms helder, vaak ingewikkeld. Want welke activiteiten zijn vrijgesteld en wanneer moet je juist wél BTW afdragen? Om bibliotheken hierin te ondersteunen, sloegen we de handen ineen met Probiblio. Samen maakten we een BTW Handboek voor bibliotheken; een praktische gids met heldere uitleg, stroomschema’s en voorbeelden. We delen vijf belangrijke aandachtspunten uit het boek.
1. BTW-vrijstellingen
De meeste diensten die bibliotheken aanbieden, vallen onder de BTW-vrijstelling voor cultuur en onderwijs (Artikel 11, lid 1, onderdeel f van de Wet op de omzetbelasting 1968). Het gaat bijvoorbeeld om lidmaatschappen, het uitlenen van boeken en toegang tot de collectie. Dat klinkt gunstig, maar let op: voor deze activiteiten mag je dus ook geen BTW terugvorderen. Het is dus belangrijk om je inkomsten en uitgaven goed te scheiden.
2. BTW bij commerciële activiteiten
Geef je betaalde cursussen of workshops, verhuur je ruimtes of verkoop je koffie en thee? Dan zijn dat commerciële activiteiten die BTW-plichtig zijn. Afhankelijk van de dienst geldt het lage (9%) of hoge (21%) tarief. Dat betekent dus: facturen maken, BTW afdragen en een (gesplitste) administratie voeren.
3. Pro-rata berekening
Als bibliotheek maak je ook kosten, bijvoorbeeld voor het inkopen van producten of diensten. Ook hierbij is het belangrijk om onderscheid te maken in je boekhouding; gaat het om belaste of vrijgestelde prestaties. Alleen voor belaste prestaties mag je de BTW op kosten aftrekken. Bij een mix is een zogeheten pro-rata berekening nodig. Het handboek legt helder uit hoe je die maakt.
4. BTW-compensatiefonds
Ben je als bibliotheek onderdeel van de gemeente? Dan kun je voor bepaalde activiteiten gebruikmaken van het BTW-compensatiefonds (BCF). Dit fonds is in het leven geroepen om te voorkomen dat gemeenten financieel worden benadeeld doordat ze over hun publieke taken geen BTW mogen aftrekken.
Voor jouw bibliotheek betekent dit: als je bijvoorbeeld gratis diensten aanbiedt of werkt aan maatschappelijke programma’s, kan de gemeente de BTW op jouw kosten toch vergoed krijgen via het BCF. Dat geldt alleen voor niet-commerciële, publieke activiteiten. Zo blijft er meer budget over voor wat écht telt: jouw impact in de buurt.
5. Verkoopfacturen: zorg dat ze kloppen
Als bibliotheek breng je soms facturen uit, bijvoorbeeld voor cursussen, zaalverhuur of materialen. Het is belangrijk dat je verkoopfacturen voldoen aan de wettelijke eisen, want zelfs bij een klein foutje kan de Belastingdienst je een boete van €6.709,- opleggen. Staat er onterecht BTW op een factuur, bijvoorbeeld bij een vrijgestelde activiteit? Dan ben je die BTW tóch alsnog verschuldigd. Het handboek bevat een handig beslisschema om je te helpen bij het juist opstellen van je verkoopfacturen.
Conclusie
Geen bibliotheek is hetzelfde en dus is de BTW-behandeling dat ook niet. In principe zijn bibliotheken voor hun kerntaken vrijgesteld van BTW, maar als je ook commerciële of gemengde diensten aanbiedt, dan moet je belasting betalen. Het voeren van een goede boekhouding is dus essentieel om problemen te voorkomen.
Het BTW Handboek voor bibliotheken is jouw kompas bij twijfel. Met voorbeelden, stroomschema’s en praktische tips maken we de boekhouding hopelijk een beetje leuker en makkelijker! Heb je vragen of wil je een keer sparren over jouw situatie? Onze finance-collega’s staan voor je klaar.
