Van ‘kun je nog even…?’ naar meer regie in marketing en communicatie: 7 tips
‘Kun je nog even een flyer maken?’ Of: ‘Kunnen we deze activiteit nog wat extra promotie geven?’ Voor veel marketing- en communicatieprofessionals in bibliotheken zijn dit herkenbare vragen. Ze lijken klein, maar bij elkaar kosten ze veel tijd. En voor je het weet, ben je vooral bezig met uitvoeren en blijft er weinig ruimte over om vooruit te kijken.
Hoe pak je als marketing- en communicatieteam meer regie? Tijdens de Aan tafel bij… sessie op 1 oktober stelde Bibliotheek Twente de deuren open. Lonneke en haar collega’s deelden hoe zij hun werk slimmer organiseren. Dat leverde herkenning, goede gesprekken en praktische tips op. In dit artikel delen we deze zeven tips, om meer regie te pakken in jouw marketing- en communicatiewerkzaamheden, waar jij morgen al mee aan de slag kunt.
Fotograaf: Kjell Nijhof
1. Betrek marketing en communicatie vanaf het begin
Zorg dat collega’s marketing en communicatie al vroeg betrekken bij de organisatie van activiteiten. Zo kunnen we vanaf het begin meedenken over de doelgroep, het doel en de aanpak. En kun je niet alleen meekijken naar de gevraagde middelen, maar ook adviseren over wat er echt nodig is om de juiste mensen te bereiken. Dat voorkomt last-minute aanvragen, zorgt voor betere communicatie en geeft je de ruimte om vooruit te plannen.
2. Zorg dat de basisinformatie op orde is
Bij Bibliotheek Twente vullen programmamakers vooraf een PR-formulier in. Daarin staan onder meer de doelgroep, praktische informatie en het benodigde beeldmateriaal. Zo ontvangt het marketing en communicatie-team alle informatie die nodig is om aan de slag te gaan.
3. Maak duidelijke afspraken over planning
Last-minute aanvragen zijn lastig te combineren met een volle planning. Bibliotheek Twente vraagt collega’s daarom om informatie minimaal een maand van tevoren aan te leveren. Ook helpt het om afspraken en actiepunten na overleggen vast te leggen. Zo heb je duidelijke afspraken op papier en weet iedereen wat er wanneer moet gebeuren.
4. Houd overzicht en verdeel het werk
Een kleine afdeling heeft baat bij heldere afspraken. Bij Bibliotheek Twente werkt het team met één communicatie mailbox en een duidelijke verdeling van werkzaamheden. Een groot whiteboard met een maandelijks overzicht van werkzaamheden en regelmatig overleg met programmateams helpen om vooruit te kunnen plannen, overzicht te houden, teams met elkaar te verbinden en geeft de mogelijkheid om op tijd bij te sturen.
5. Denk mee over de vraag achter de vraag
Een verzoek om een flyer is niet automatisch de beste oplossing. Wat wil een collega bereiken? Voor wie is de activiteit bedoeld? En wat is daarvoor nodig? Door eerst die vragen te stellen, krijgt M&C meer ruimte om vanuit expertise te adviseren. Dat vraagt soms ook om keuzes maken: niet alles kan, en niet elke vraag vraagt om een communicatieactie.
6. Geef collega’s handvatten om zelf aan de slag te gaan
Niet elke communicatietaak hoeft bij marketing en communicatie te liggen. Met bijvoorbeeld vaste Canva-templates kunnen collega’s eenvoudige middelen zelf maken. Of maak een framework voor het schrijven van persberichten. Dat scheelt tijd en geeft het team ruimte voor werkzaamheden waarbij communicatiekennis echt het verschil maakt.
7. Gebruik resultaten om keuzes te onderbouwen
Door de tijd te nemen om naar cijfers te kijken en de resultaten vast te leggen, krijg je beter zicht op wat werkt. Die inzichten helpen om toekomstige keuzes te maken en om uit te leggen waarom je voor een bepaalde aanpak kiest.
De aanpak heeft Bibliotheek Twente de afgelopen jaren veel gebracht. Lonneke vertelt: ‘De afgelopen jaren is er veel meer structuur, overzicht en regie in het marketing- en communicatiewerk gekomen. De organisatie en kanalen zijn flink veranderd en daarin hebben we grote stappen gezet. Daar ben ik trots op.’
Van uitvoeren naar adviseren
De aanpak van Bibliotheek Twente laat zien hoeveel verschil duidelijke afspraken, overzicht en een goede samenwerking kunnen maken. Ook in de praktijk blijkt dat er niet één manier is om marketing en communicatie goed te organiseren. Belangrijk is vooral dat de werkwijze past bij de organisatie en ruimte geeft om mee te denken en te adviseren.
Een paar uitgangspunten helpen daarbij. Stel bij een communicatievraag eerst de vragen: waarom wil je dit, voor wie en wat wil je bereiken? Zo voorkom je dat een vraag als ‘kun je een folder maken?’ direct leidt tot een communicatiemiddel, terwijl een andere aanpak misschien beter past.
Ook duidelijke werkprocessen helpen. Denk aan afspraken over wanneer informatie wordt aangeleverd, wie waarvoor verantwoordelijk is en wanneer marketing en communicatie betrokken wordt. Tegelijkertijd blijft persoonlijk contact belangrijk. Formulieren en processen moeten het werk makkelijker maken, niet ingewikkelder.
En soms betekent meer regie ook: nee zeggen. De interactieve sessie over empathisch nee zeggen liet zien hoe je grenzen kunt stellen en uitleggen waarom iets niet kan of anders moet.
De belangrijkste les? Meer regie begint niet bij nóg meer afspraken of formulieren, maar bij samen helder krijgen wat nodig is, waarom en voor wie. Zo ontstaat er meer ruimte voor marketing en communicatie om vooruit te kijken, mee te denken en echt waarde toe te voegen.
Ook eens bij een andere bibliotheek aan tafel?
Tijdens Aan tafel bij… kijken we bij elkaar in de keuken, delen we ervaringen en leren we van elkaars aanpak. Op 3 december zijn we te gast bij Bibliotheek Gelderland Zuid. Dan staat datagericht werken centraal.
