Groeien in je rol als vrijwilligerscoördinator, hoe doe je dat?
Voor iedere beroepskracht werken er bij openbare bibliotheken gemiddeld ruim drie vrijwilligers. Samen houden zij de bibliotheek draaiend. Goede samenwerking en begeleiding zijn dus belangrijk; onderwerpen waar vrijwilligerscoördinatoren volop mee bezig zijn. Hun rol verandert. Van zelf alles regelen en oplossen naar verbinden, signaleren en overzicht houden. Maar hoe maak je die stap in de praktijk? En wat vraagt dat van de vrijwilligerscoördinator?
Saskia Dik, vrijwilligerscoördinator bij Bibliotheek West-Achterhoek, ontdekte het tijdens een coachingstraject met organisatieadviseur Annemiek Messer. Het leverde haar niet alleen nieuwe inzichten op, maar ook meer vertrouwen in haar rol. Zoals ze zelf zegt: ‘Ik ben de goede persoon op de goede plek’.
Ontdek welke lessen Annemiek meegaf aan Saskia en laat je inspireren.
De juiste persoon
Saskia werkt ruim 12,5 jaar bij Bibliotheek West-Achterhoek. Eerst als roosteraar, inmiddels als vrijwilligerscoördinator. Ruim drie jaar geleden kwam die vacature vrij en daar had Saskia wel oren naar, vertelt ze. ‘Ik bedacht: wil ik hier de laatste jaren tot mijn pensioen de roosters blijven maken? Ik kende de 50 vrijwilligers al om wie het ging en vind het contact met hen echt geweldig.’
Hoewel Saskia enorm enthousiast was, twijfelde ze ook over wat er als vrijwilligerscoördinator van haar werd verwacht. ‘Ik ben praktisch ingesteld, maar moest ook bezig gaan met beleid. Nieuwe dingen leren wil ik wel, maar ik vroeg me af: hoe ga ik dat doen in 20 uur per week? Ben ik de juiste persoon voor deze functie en wil ik dit wel?’
In overleg met haar leidinggevende besloot Saskia een coachingstraject te volgen. Om te ontdekken of de functie bij haar paste en wat ze nodig had om haar rol goed in te vullen. Rijnbrink bood aan de coaching te faciliteren en koppelde Saskia aan Annemiek Messer.
Van brandjes blussen naar vooruitkijken
Vanuit haar bedrijf Met Dynamiek helpt Annemiek organisaties die werken met vrijwilligers verder. Zij ziet overeenkomsten in het verhaal van Saskia en andere vrijwilligerscoördinatoren.
‘Het operationele werk is een belangrijk onderdeel van de rol van een vrijwilligerscoördinator. Tegelijkertijd verwachten organisaties dat zij ook op tactisch en strategisch niveau werken. Daar zit de uitdaging bij veel coördinatoren. In de dagelijkse praktijk gaat veel aandacht en tijd naar de vragen ‘wat moet er vandaag gebeuren?’ en ‘hoe gaan we dat organiseren?’. Terwijl de vraag ‘wat willen we eigenlijk bereiken met vrijwillige inzet?’ soms pas later aan bod komt.’
Dat is niet alleen een kwestie van persoonlijke keuzes. Ook de manier waarop een organisatie de rol heeft ingericht speelt mee. In organisaties met veel vrijwilligers is de capaciteit voor vrijwilligerscoördinatie lang niet altijd in verhouding tot de omvang van de groep.
Daar komt bij dat vrijwilligerscoördinatie soms een taak is die iemand ‘erbij’ doet. De vraag is dan: heeft die medewerker de juiste capaciteiten en tools om de rol goed te vervullen? Krijgt die persoon voldoende tijd en ruimte om naast de dagelijkse praktijk ook vooruit te kijken? Ook voor bibliotheken is het goed om bij deze vragen stil te staan.
Durf los te laten: de coördinator kan niet alles zelf doen
Een belangrijke les voor Saskia was dat niet alle operationele taken op haar bordje liggen. Als coördinator heb je vaak te maken met meerdere vestigingen en veel vrijwilligers. Maar dat betekent niet dat je voor iedere vraag het eerste aanspreekpunt moet zijn.
‘In het begin was ik het aanspreekpunt voor alle front office vrijwilligers’, vertelt Saskia. ‘Dat werd te veel. Inmiddels hebben we per vestiging een aanspreekpunt en dat is voor iedereen handig. Er is nu ook een front office coördinator waar ik mee kan sparren. Voor 90% gaat dat over de samenwerking tussen vrijwilligers en medewerkers en afspraken over wie wat doet. Dat geeft veel duidelijkheid en overzicht.’
Door verantwoordelijkheden goed te verdelen, ontstaat ruimte voor de coördinator om de grotere lijn te bewaken. Niet alles zelf oplossen, maar zorgen dat vragen op de juiste plek terechtkomen.
Structuur kan je redden
Op vaste momenten zaken regelen geeft overzicht en rust, leerde Saskia ook. Wat zij in haar werk nu anders doet?
Ik plan per kwartaal overleg in met een andere coördinator, om te bespreken hoe het gaat met alle vrijwilligers.
‘Ook trek ik me regelmatig terug op de vestigingen, om bijvoorbeeld de planning te maken. Door die structuur in te bouwen laat ik me minder leiden door de hectiek van alledag.’
Bekijk welke structuur jou helpt om naast de dagelijkse praktijk ook ruimte te houden om vooruit te kijken, adviseert Annemiek. ‘Plan bewust tijd voor zaken die belangrijk zijn, maar niet altijd urgent voelen. Anders neemt de waan van de dag die ruimte vanzelf over.’
‘Het is vaak geen hogere wiskunde’, zegt Annemiek lachend. ‘Blok gewoon die ruimte in je agenda.’
Ook het contact met vrijwilligers vraagt soms om een meer gestructureerde aanpak. Vrijwilligerscoördinatoren vinden het vaak leuk om met vrijwilligers in gesprek te zijn, weet Annemiek. Maar dat kan veel tijd opslokken, waardoor er minder tijd overblijft voor andere taken.
Ze noemt een handige tip om iets anders aan te pakken: ‘Werk met natuurlijke momenten om contact met vrijwilligers te spreiden. Heb je bijvoorbeeld 100 vrijwilligers, gebruik een verjaardag dan als aanleiding om iemand te feliciteren én te vragen hoe diegene zijn inzet ervaart. Zo maak je persoonlijke aandacht onderdeel van je werkwijze en voorkom je dat evaluatiemomenten zich opstapelen.’
Pak je plek op tactisch niveau
De veranderende rol betekent niet dat iedere vrijwilligerscoördinator strategisch beleid moet maken. Juist op tactisch niveau ligt een belangrijke rol: mensen verbinden, signaleren wat er speelt en zorgen dat processen goed lopen.
‘Pak die rol ook actief’, zegt Annemiek. ‘Saskia deed dat in eerste instantie niet. Er was bijvoorbeeld geen werkoverleg met andere coördinatoren en teamleiders. Dat betekende dat signalen van vrijwilligers een-op-een bij Saskia binnenkwamen, waardoor zij het grootste deel van de tijd met die vrijwilligers in gesprek was. Als je dat anders organiseert door collega-beroepskrachten aanspreekpunt te maken en regelmatig met elkaar af te stemmen, kun je dingen veel sneller oppakken.’
Inmiddels organiseert Saskia regulier overleg met de verschillende coördinatoren, zoals de coördinator van de VoorleesExpress. ‘We lopen elk kwartaal de vrijwilligers door: wie is er nog actief en hoe staat het ermee? De VoorleesExpress heeft een fantastisch programma en het goed voor elkaar met vrijwilligers, daar hoef ik niks in te doen. Maar het is wel goed om samen te kijken wat ik wél kan doen om optimaal te ondersteunen. Hoe zorgen we bijvoorbeeld dat deze vrijwilligers ook weten dat het IDO er is, zodat zij dit aan ouders thuis kunnen tippen?’
Ook heeft Saskia geleerd om breder te kijken en andere collega’s te betrekken. ‘Eerder probeerde ik vragen van vrijwilligers zelf te beantwoorden. Nu kijk ik kritischer of een vraag echt bij mij hoort. Zo niet, dan nodig ik bijvoorbeeld een collega van educatie uit om tijdens het koffiemoment met vrijwilligers wat uit te leggen.’
Werk vanuit je talent
De veranderende rol van vrijwilligerscoördinator vraagt ook om zelfkennis. Kún je verbinden, signaleren en overzicht houden? Wil je dat ook doen en past dat bij je kwaliteiten? Of heb je nog ondersteuning nodig om deze rol op te pakken? Ga daarover in gesprek met je organisatie, geeft Annemiek aan. ‘Als er een mismatch is, dan heb je een enorm groot energielek.’
Saskia deed hiervoor – los van het traject met Annemiek – een TalentenMotivatieAnalyse (TMA). Rijnbrink-collega Lydia Oldenampsen nam de TMA af en had hierna een coachingsgesprek met Saskia. Hieruit bleek dat ze energie krijgt van de vraag: hoe doen we ons werk en hoe kan het slimmer? Zo keek ze kritisch naar de informatiemap die vrijwilligers krijgen als ze starten bij de bibliotheek.
Wij moeten vrijwilligers goed opleiden en informeren. Maar hoe doen we dat nou op een praktische manier? Niet door een dikke map met beleidsinformatie die niemand leest!
Ook pleit Saskia voor het benutten van de talenten van vrijwilligers. ‘Laat iemand die een-op-een heel goed is niet bij de front office werken, maar als taalcoach of rekencoach of bij het IDO. We moeten ieders talenten zo goed mogelijk inzetten.’
Laat systemen voor je werken
Administratieve taken kunnen veel tijd kosten. Zorg dus dat je weet hoe systemen jouw werk makkelijker kunnen maken. Saskia ontdekte bijvoorbeeld dat het personeelsadministratiesysteem meer mogelijkheden bood dan zij gebruikte.
‘Ik kreeg geen meldingen dat contracten afliepen, dus dat hield ik handmatig bij. Nou, dat is gewoon niet te doen. Tijdens mijn coaching heb ik geregeld dat ik die meldingen wel krijg. Dat maakt mijn werk een stuk makkelijker.’
Annemiek ziet dit vaker gebeuren. Haar advies: ga in gesprek met de collega’s die verantwoordelijk zijn voor de systemen en kijk samen wat er mogelijk is.
‘Neem de tijd om je te verdiepen in de mogelijkheden en vraag je af wat jij daarmee in jouw werk kan. Voor beroepskrachten is zo’n systeem vaak heel goed ingericht, maar 9 van de 10 keer kan dat voor vrijwilligers ook.’
Zoek elkaar op
Hoe je systemen in de organisatie voor je laat werken, is een onderwerp dat je breder – met meerdere coördinatoren tegelijk – kan aanpakken. Vrijwilligerscoördinatoren werken nog vaak alleen, constateert Annemiek. ‘Terwijl veel vraagstukken organisatiebreed spelen en je elkaar dus kan helpen. Voer daarover dus sámen het gesprek, zoek elkaar op.’
Ook Saskia heeft ervaren wat dat oplevert. Met meerdere coördinatoren kijkt ze inmiddels samen naar beleids- en jaarplannen. Wat is nodig voor de inzet van vrijwilligers? Welke trainingen doen ze? En hoe kunnen ze zaken beter organiseren?
‘Ik heb geleerd: je hoeft als coördinator geen beleidstijger te zijn, ook een praktische insteek is goed. Door het samen beter te structureren bijvoorbeeld.’
Investeer in het hele traject van vrijwilligers
Een goede vrijwilligerscoördinatie gaat niet alleen over de dagelijkse begeleiding. Kijk naar het hele traject van vrijwilligers bij de bibliotheek: van het eerste contact en de onboarding tot ontwikkeling, inspraak en uiteindelijk het afscheid. Hoe beter dat traject is ingericht, hoe groter de betrokkenheid en hoe minder uitval.
Saskia: ‘Bij de onboarding van vrijwilligers probeer ik voort te bouwen op dingen die er al zijn in de organisatie. Wat is geregeld voor vaste medewerkers, wat ook voor vrijwilligers goed is?’ Ook trainingen en e-learnings zijn daar onderdeel van. Er is veel aanbod voor beroepskrachten dat ook interessant kan zijn voor vrijwilligers.
Daarnaast helpt het om regelmatig te vragen hoe vrijwilligers hun inzet ervaren. Bijvoorbeeld met een vrijwilligerstevredenheidsonderzoek. De resultaten kun je vervolgens bespreken tijdens bestaande ontmoetingen met vrijwilligers, zoals de koffiemomenten. Zo blijft inspraak praktisch en voorkom je dat er een vergadercultuur ontstaat waar de meeste mensen niet op zitten te wachten.
Neem de ruimte om jezelf te ontwikkelen
Al deze lessen kwamen terug in het coachingstraject dat Saskia volgde bij Annemiek. Ze ontdekte hoe ze het verschil kan maken en gaat vol vertrouwen en enthousiasme verder als vrijwilligerscoördinator. Annemiek zag wat dit traject met Saskia deed: ‘De twijfel in het begin veranderde in een vuurtje dat steeds harder ging branden.’
Beide dames gunnen het iedere vrijwilligerscoördinator om die groei door te maken.
‘Neem de ruimte om je te ontwikkelen in je functie in plaats van continu achter de feiten aan te lopen’, geeft Annemiek als laatste tip mee. ‘Maak gebruik van het opleidingsbudget dat vanuit de organisatie voor jou beschikbaar is.’
Die tip onderschrijft Saskia van harte:
Het is echt de moeite waard om af en toe in jezelf te investeren.
Meer weten?
- Benieuwd wat er binnen jouw bibliotheek op vrijwilligersgebied geregeld is? Doe de Zelfevaluatie van het Goed Geregeld keurmerk.
- Bekijk de website van Annemiek Messer
