De tanden in een meerjarenplan
Elke bibliotheek of MFCO maakt ze: meerjarenbeleidsplannen. Sommigen verheugen zich erop om ermee aan de slag te gaan, anderen vinden het nog best ingewikkeld. Wat moet er precies in? Wat is een goede doelstelling en wie moet je allemaal betrekken? En wat is het verschil tussen een meerjarenbeleidsplan van de bibliotheek en een meerjarenplan van de gemeente in het kader van de zorgplicht?
Elk jaar ondersteunt Rijnbrink een flink aantal organisaties in dit proces. Met plezier en met resultaat. De afgelopen periode zetten we samen met de bibliotheek Noord-Veluwe, de bibliotheek Dalfsen en BIJ de bieb de tanden in hun meerjarenplan. In dit artikel lees je hun ervaringen.
Dalfsen: een meerjarenbeleidsplan met paragraaf voor de zorgplicht
In Dalfsen hielpen we met een nieuw plan voor de bibliotheek. Bijzonder was dat, naast alle medewerkers, ook de beleidsambtenaar het hele traject heeft meegedaan. Ook waren er verschillende afstemmingsmomenten met samenwerkingspartners. Dat leverde veel lof op. De bibliotheek voegde aan het plan gelijk een paragraaf toe over alle onderdelen die de gemeente mee moet nemen voor de zorgplicht. Jackeline Mekkes, directeur van de Bibliotheek Dalfsen kijkt goed terug op het traject: ‘We hebben nu een goed uitgeschreven meerjarenbeleidsplan en een duidelijke begroting. Het proces waarin medewerkers, een beleidsmedewerker van de gemeente en partners uit het sociale domein en de Kulturhusen actief zijn betrokken was zeer waardevol en prettig. Tijdens deze brede participatie werd duidelijk: we zitten binnen de organisatie op één lijn en sluiten met dit plan goed aan bij wat er lokaal speelt.’ Blij was Jackeline met de professionele en prettige begeleiding door Rijnbrink: ‘De gestructureerde aanpak, het inhoudelijk meedenken en de steun bij de gesprekken hebben ons echt geholpen in dit traject.’
Noord-Veluwe: van gemeente naar bibliotheek naar gemeente
De Bibliotheek Noord-Veluwe volgde met Rijnbrink-begeleiding een traject in verschillende stappen. Allereerst werd bekeken: wat verwachten gemeenten van de bibliotheek, welke maatschappelijke doelen horen daarbij en hoe organiseren we dat? Met het landelijke bibliotheekconvenant als basis liggen er nu passende ambities voor Noord-Veluwe. Mét handtekening van alle wethouders eronder. Stap 2 was het meerjarenbeleidsplan. Dit stelde de bibliotheek op, met procesbegeleiding door Rijnbrink. In het najaar van 2026 volgt stap 3. De gemeenten en bibliotheek maken dan samen een gemeentelijk meerjarenplan voor de bibliotheek in het kader van de zorgplicht. Hetty van de Weg, directeur-bestuurder van Bibliotheek Noord-Veluwe over dit proces: ‘Ik vond het een prima traject, waarin ambtenaren en bibliotheek samen optrokken. We kregen dezelfde informatie, dat was heel waardevol. Onder deskundige leiding van Mark Deckers van Rijnbrink voerden we goede gesprekken. Op naar het vervolgtraject!
BIJ de Bieb: brede aanpak naar een gemeentelijk meerjarenplan
BIJ de Bieb is een bibliotheekorganisatie die al heel vroeg startte met een gezamenlijk gemeentelijk meerjarenplan. Heel zorgvuldig werden daarbij alle domeinen die het bibliotheekwerk raken betrokken. Dat is van grote waarde, maar vraagt ook best wat tijd en inzet. Tegelijkertijd was BIJ de Bieb een organisatie die net gefuseerd was. Gemeenten moesten nog wat nader kennis maken met elkaar. Het werd een traject dat je kan omschrijven als ‘leren door te doen’. Jacqueline Roelofs, directeur-bestuurder van BIJ de Bieb: ‘Dit traject gaat voor mij niet alleen over een meerjarenbeleidsplan, maar vooral over het gezamenlijk formuleren van de maatschappelijke opdracht van de bibliotheek. Het is een intensief traject waarin we ook zoeken naar de juiste processtappen. Maar door als gemeenten en bibliotheek samen op te trekken, met ondersteuning van Rijnbrink, ontstaat een stevig fundament voor de keuzes die we de komende jaren maken.’ Vaak denken we dat plannen maken betekent dat we zoveel mogelijk opschrijven. Maar dat is niet zo, geeft Jacqueline Roelofs aan: ‘De kracht van dit traject zit in het gesprek. Niet beginnen bij activiteiten, maar samen onderzoeken welke maatschappelijke opgaven er spelen en hoe de bibliotheek daar, samen met partners, daadwerkelijk het verschil kan maken. Dat levert niet alleen een beter beleidsplan op, maar vooral een sterkere samenwerking. Ondersteuning door Rijnbrink is voor ons als organisatie hierin heel prettig. Als stok achter de deur, om mee te denken, als extra duiding en achtervang.’
Elke situatie vraagt om de juiste aanpak en de juiste persoon
De ervaring leert: een standaard aanpak is er niet. Verschillende situaties vragen om verschillende aanpakken en disciplines. Heb je bijvoorbeeld wel of geen hulp nodig bij een meerjarenbegroting? Heb je vooral kennis nodig om op weg geholpen te worden of juist meer een moderator van het goede gesprek? Dat alles nemen we mee als we een traject opzetten.
‘Ik vind het altijd mooi om te zien dat mensen een uitdagend, maar ook realistisch doel voor ogen krijgen voor de komende jaren’, zegt Mark Deckers, die dit soort trajecten vanuit Rijnbrink begeleidt. ‘Zo’n doel waarvan je zegt: daar zet ik met plezier mijn tanden in. Als je dat ziet gebeuren, weet je dat je doel is bereikt’.
