Het veelzijdige vak van catalogusspecialisten: je kunt er een boek over schrijven
Catalogusspecialisten, titelbeheerders, metadataspecialisten: welk mooi woord je er ook aan geeft, Rijnbrinkers Karin Blaauwijkel en Floor de Kok zijn het. De dames ‘van de boekkaartjes’, achter de schermen. Letterlijk achter de computerschermen, en figuurlijk, omdat ze veel op de achtergrond werken. Nerds noemt Karin hen lachend, ‘want voor dit werk moet je wel een beetje nerdy zijn’.
In dit artikel maak je kennis met Karin en Floor. Twee bevlogen vakvrouwen die liever achter de schermen werken dan op de voorgrond staan. Toch verdienen ze die aandacht, want dankzij hun kennis en oog voor detail vinden boeken, films en andere materialen precies hun weg naar de juiste plek én de juiste bezoeker.
De autobiografie van een ekster invoeren, dat is toch fantastisch
De mensen achter een vindbare collectie
Onze catalogusspecialisten zorgt ervoor dat alle informatie over boeken en ander bibliotheekmateriaal goed in de catalogus staat, zodat bezoekers de items makkelijk kunnen vinden. ‘Denk aan basisgegevens zoals de titel en het nummer waarop je iets kan vinden, maar ook trefwoorden en het genre’, legt Floor uit.
Karin vult aan: ‘Onze taak is te zorgen dat deze informatie correct en goed vindbaar is, zodat de processen daarna goed lopen. Welke gegevens wij in het systeem aan een boek meegeven, bepaalt waar het in de kast in een bibliotheek komt te staan. Zonder die gegevens kun je het boek niet uitlenen.’
Van spionnenroman tot telescoop
Natuurlijk is de collectie veel breder dan een verzameling van boeken. Cd’s, dvd’s, tijdschriften, bladmuziek, speelleermaterialen: al deze items zijn uitleenbaar en dus onderdeel van de catalogus van de bibliotheek. ‘Het meest opvallende item dat ik eens moest invoeren was een telescoop’, vertelt Karin. ‘Maar we krijgen ook hele bijzondere titels opgestuurd om in te voeren. Laatst verwerkte ik een spionnenroman over iemand die fietsend naar IJsland ging, werd achtervolgd door de Chinese overheid en een spoor van lijken achter zich liet.’ Floor: ‘Of negen fotoboeken over een ekster met de titel Autobiografie van mijn ekster. Fantastisch toch?’
Hoe duizenden titels hun plek vinden
Als catalogusspecialisten werken Floor en Karin met diverse systemen: een nationaal systeem en aanvullende systemen voor de provincies Gelderland en Overijssel. Bibliotheken kunnen hun collectie vanuit deze ‘verzamelbakken’ samenstellen.
‘De informatie van grote, bekende titels en bestsellers levert NBD Biblion standaard aan via het nationale systeem’, vertelt Floor. ‘Wij lopen deze gegevens na en zorgen dat de titels terugkomen in de catalogus van bibliotheken. De vele titels die niet nationaal aangeleverd worden, zoals regionale boeken, Engelse titels of Arabische prentenboeken, voeren we op verzoek van bibliotheken zelf in het systeem in.’
Hoeveel nieuwe items ze wekelijks invoeren, verschilt per week. De ene week staan er zes kisten met boeken naast hun bureau, de andere week is de aanvoer minder. Stapels boeken per dag zijn het zeker, met de digitale verzoeken van bibliotheken om wat aan te passen meegerekend.
In het hoofd van mensen kruipen
Hoor je Karin en Floor vertellen over hun werk, dan klinkt dat in eerste instantie behoorlijk technisch. Voor de invoer van gegevens gelden strikte regels. Met instructies over leestekens en aantallen spaties heeft het werk van catalogusspecialisten veel weg van programmeren. Toch is eigen inbreng en interpretatie ook erg belangrijk, blijkt uit wat de dames vertellen.
Floor: ‘We moeten bepaalde dingen in Latijns schrift (ons alfabet) zetten, maar kiezen er vaak voor om aparte zoektitels te maken zodat boeken ook in Arabisch of Perzisch schrift vindbaar zijn. In ons vak is het goed te bedenken: als mensen op de computer naar een titel zoeken, wat vullen zij dan in? Dat is niet altijd de officiële titel van een boek, maar bijvoorbeeld Tolkien boek 3. Wij kruipen eigenlijk in het hoofd van mensen en voeren de gegevens zo in, dat mensen vinden wat ze zoeken.’
Het is een kwestie van logisch nadenken. Gaat een boek over de Tweede Wereldoorlog in een bepaald dorp in Gelderland? Dan vragen Floor en Karin zich af: is de kans groter dat mensen die iets willen weten over de Tweede Wereldoorlog ook willen weten wat er zich in dat specifieke dorp afspeelde? Of is de kans groter dat iemand die interesse heeft in het Gelderse dorp ook iets wil weten over de Tweede Wereldoorlog daar? Die afweging bepaalt in welke kast het boek terechtkomt.
De schakel tussen bibliotheek en systeem
‘Wij richten het systeem en dus de catalogus van bibliotheken zo functioneel mogelijk in en horen daarvoor ook graag de ervaringen vanuit de bibliotheek’, geeft Karin aan. ‘Een recent voorbeeld was een religieus kinderboek dat was ingedeeld onder sprookjes. De bibliothecaresse tipte dat het boek beter zou passen onder religie. In dit geval konden wij het aanpassen in het systeem, zodat het boek beter gevonden werd.’
Wat voor bibliotheken goed is om te weten: Floor en Karin kunnen niet alle informatie in de systemen zelf aanpassen. Karin: ‘Staat in het nationale systeem bijvoorbeeld een leeftijdsindicatie die niet klopt en meldt een bibliotheekmedewerker dit bij ons, dan geven we dit door aan NBD Biblion. Zij hebben de keuze voor die bepaalde leeftijd gemaakt en kunnen dit aanpassen. Wij zijn in sommige gevallen dus slechts het doorgeefluik. Met plezier overigens hoor, want we houden ervan als de informatie klopt!’
Achter de schermen vandaan
Floor en Karin werken voornamelijk vanuit het hoofdkantoor van Rijnbrink in Deventer. Het plan is om de komende tijd meer op pad te gaan naar bibliotheken. Hoewel ze zelf niet zo van de spotlights zijn, zien de catalogusspecialisten wel het belang daarvan. Ze willen samen met bibliotheken kijken wat beter kan en leren van de praktijk.
Karin: ‘Het is goed als bibliotheken weten wat wij als afdeling titelbeheer kunnen betekenen en ook wat niet bij ons ligt. Zoals bepaalde keuzes en gegevens die op nationaal niveau worden ingevoerd. Het gesprek daarover kan de samenwerking verbeteren.’
‘Hoe meer wij een beeld hebben van wat een bibliotheek nodig heeft, hoe beter wij kunnen ondersteunen’, vult Floor aan. ‘En in gesprek met bibliotheken komen we er misschien achter dat wij makkelijk iets voor ze kunnen aanpassen, wat ze nu als een probleem ervaren.’
Vraag maar raak!
De oproep van beide dames aan bibliotheken is dan ook: vraag maar raak. Of dat nou live is, aan de telefoon of per mail. En ook als het niet over een bepaald boek of iets specifieks in de catalogus gaat.
Floor: ‘Wil je begrijpen waarom een bepaalde keuze is gemaakt? Of loop je ergens tegenaan wat de catalogus betreft? Neem contact met ons op; we willen met je meedenken en je leren kennen.’ ‘We staan open voor input en kennis en leren graag van mensen die al veel langer in het vak zitten dan wij’, vult Karin aan.
Een praatgroepje? Geen gek idee
Over hun vak vertellen, doen Karin en Floor graag en bevlogen. Ze zouden er een boek over kunnen schrijven. Met een fantastisch colofon, want dat kun je een catalogusspecialist wel toevertrouwen.
Floor: ‘Vraagt iemand mij op een feestje wat voor werk ik doe, dan zeg ik catalogusspecialist… en geniet maar even van deze titel. Want als ik eenmaal begin te vertellen over mijn werk, kan ik zomaar een half uur doorratelen over colofons en subcategorieën en frustraties over niet-bestaande trefwoorden. Dan zie je mensen kijken: waar heeft ze het over? Er zou eigenlijk een praatgroepje voor catalogusspecialisten moeten zijn, haha!’
