Hoe overleef je de CBCT? Van certificering naar structurele kwaliteitsontwikkeling
Iedere vier jaar vaste prik: je krijgt Certificeringsorganisatie Bibliotheekwerk, Cultuur en Taal (CBCT) op bezoek. Voor veel bibliotheken en multifunctionele culturele organisaties (MFCO’s) is dit een tijdrovende en spannende aangelegenheid. De kwaliteit van je dienstverlening wordt immers niet elke dag getoetst. Maar stel je voor dat je zo’n certificering juist ziet als een kans om te ontdekken waar je kunt groeien. Dat je de uitkomsten dagelijks meeneemt in je werk. Dan is een certificeringstraject geen last-minute-klus waar je tegenop ziet, maar een logisch onderdeel van hoe je samen leert en verbetert. En ga je de volgende certificering goed voorbereid en vol vertrouwen in.
In dit artikel vertelt onze informatiemanager Esther hoe zij en haar collega’s van Digitalisering & Informatievoorziening (D&I) hierbij ondersteunen.
Van ‘help, een audit’ naar ‘yes, een audit’
Het certificeringstraject bestaat uit een uitgebreide zelfevaluatie en een audit op locatie. Een behoorlijke klus, die tijd, aandacht en goede afstemming vraagt, terwijl de dagelijkse werkzaamheden natuurlijk gewoon doorgaan. Daarom merken veel bibliotheken en MFCO’s dat ondersteuning of specifieke ervaring bij het certificeringstraject welkom is. Geen probleem: voor procesbegeleiding kun je bij Esther en haar collega’s terecht.
Esther: ‘In een paar sessies helpen wij met een concreet plan van aanpak voor de zelfevaluatie, denken mee over voorbeelden om te gebruiken en welke documenten ter onderbouwing nodig zijn. Bij bibliotheken die ons vragen om te ondersteunen zien we vaak een bepaalde paniek. Terwijl een audit juist heel waardevol is voor je organisatie. Zie het als iets wat je verder kan brengen, als vliegwiel voor blijvende kwaliteitsverbetering en toekomstbestendigheid.’
Samen werken aan structurele kwaliteitsontwikkeling
Om te helpen bij die omslag in denken en bibliotheken verder te brengen, breidt D&I de dienstverlening verder uit door periodiek bij bibliotheken langs te gaan en samen structureel te werken aan leren en verbeteren.
‘Het rapport dat voortkomt uit de certificering is geen eindpunt, maar het begin van een meerjarige ontwikkelroute’, vertelt Esther. ‘Wij helpen verbeterpunten uit de audit structureel aan te pakken en te focussen. Wat doen we, wanneer en hoe? Heel concreet en doelgericht. Het is niet de bedoeling dat we een nieuw adviesrapport opleveren’.
Het plan is om bij een bibliotheek een pilot te draaien rond deze dienstverlening. Van daaruit scherpt D&I de dienst aan en kunnen meerdere bibliotheken en MFCO’s er gebruik van maken. Binnenkort vindt de intake voor de pilot plaats met een Gelderse bibliotheek.
PDCA in het DNA
De PDCA-cyclus (Plan – Do – Check – Act) is de basis voor continue kwaliteitsverbetering. Daaraan besteden Esther en haar collega’s dan ook extra aandacht bij bibliotheken en MFCO’s. ‘We verweven de PDCA in het DNA van de organisatie’, legt Esther uit. ‘Dat geeft duidelijkheid, structuur en professionaliseert de bedrijfsvoering.’
Die PDCA hoeft echt niet ingewikkeld te zijn. Bij plannen maken is het een kwestie van bedenken: past een activiteit bij je doelen en je meerjarenplan? Bij de uitvoering check je: heeft de activiteit het beoogde resultaat? Zo niet, dan doe je een aanpassing en leg je dit vast. Dat kan al zijn dat je het voorleesuurtje van de middag verplaatst naar de ochtend.
Fundament voor leren, ontwikkelen en groeien
‘Als leren en verbeteren structureel onderdeel is van je werk, geeft dat voorafgaand aan de certificering minder werkdruk en stress’, vertelt Esther. ‘Want je gaat veel beter voorbereid het traject in. Het gevoel wordt “yes, een audit”: hét moment om te kijken of je als organisatie bent waar je wilt zijn.’
Op deze manier wordt de certificering niet een eenmalige exercitie, maar een stevig fundament voor leren, ontwikkelen en groeien. Zodat je als bibliotheek of MFCO flexibel en goed voorbereid bent op veranderingen, vandaag en in de toekomst.
Meer weten over procesbegeleiding CBCT of PDCA?
We ondersteunen je met advies en oplossingen die echt passen. Ontdek wat onze Digitalisering & Informatievoorziening-diensten jouw organisatie en je medewerkers opleveren.
