Dag van de Privacy: 5x tips om persoonsgegevens veilig te verwerken
We delen elke dag bewust en onbewust informatie en persoonsgegevens via sociale media, online diensten, slimme apparaten en digitale overheids- en zorgsystemen. Dat maakt ons leven makkelijker, maar het brengt ook risico’s met zich mee. Denk aan cybercriminaliteit, datalekken of identiteitsfraude.
Vandaag, op de Dag van de Privacy, staan we stil bij het belang van zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. Voor organisaties in het publieke en maatschappelijke domein, zoals bibliotheken en culturele instellingen, is dat extra belangrijk. Privacy is onmisbaar voor het vertrouwen van bezoekers, leden en partners. En onvoldoende bescherming kan leiden tot manipulatie, discriminatie of misbruik.
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verplicht organisaties om zorgvuldig en transparant met data om te gaan. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ontwikkelde een handige checklist waarmee je eenvoudig controleert of je nog aan de belangrijkste verlichtingen uit de AVG voldoet.
Maar waar begin je? En waar moet je scherp op zijn? Onze collega Corine, Privacy Officer bij Rijnbrink, zet vijf praktische tips voor je op een rij. Zo kun je jouw processen veilig en goed beschermd (blijven) inrichten.
1. Weet je welke persoonsgegevens worden verwerkt? Maak het inzichtelijk!
Goed omgaan met privacy begint bij overzicht. Het is belangrijk dat je weet welke persoonsgegevens jouw organisatie verwerkt en waarom (AVG art. 4 & 9). Denk hierbij aan alle handelingen rondom gegevens: van verzamelen en opslaan tot raadplegen en verwijderen.
Een actuele inventarisatie helpt om dit inzichtelijk te maken. Je kunt dit vastleggen in een verwerkingsregister. Zo krijg je grip op wat er gebeurt en kun je beter beoordelen of de verwerking nodig is en zorgvuldig en veilig verloopt. Voor bibliotheken en Multifunctionele Culturele Organisaties (MFCO’s) gaat het bijvoorbeeld om ledenadministratie, personeelsgegevens, registratie van bezoekers bij activiteiten of evenementen en uitleen- en gebruiksgegevens.
Werk dit overzicht regelmatig bij. Zo leg je een stevige basis voor verantwoord en transparant omgaan met persoonsgegevens.
2. Ben je voorbereid op datalekken? Weet wat je moet doen
Een datalek kan iedereen overkomen, ook als je de zaken goed op orde hebt. Juist daarom is het belangrijk om voorbereid te zijn. De Autoriteit Persoonsgegevens vraagt organisaties om kritisch te kijken naar hoe zij omgaan met beveiligingsincidenten (AVG art. 33 & 34). Zorg dat er een duidelijke datalekprocedure en een datalekregister zijn. In de procedure leg je vast wat er gebeurt zodra jullie een datalek ontdekken:
- Wie meldt een (mogelijk) datalek intern?
- Wie beoordeelt of het incident gemeld moet worden bij de AP en/of bij de betrokkenen?
- Hoe leg je de stappen en besluiten vast?
Door dit vooraf goed te regelen, weet iedereen in jouw organisatie wat er van hem of haar wordt verwacht. Zo kun je snel handelen, blijft de schade beperkt en voorkom je dat een incident onnodig groter wordt.
3. Zijn medewerkers privacybewust? Investeer in kennis en aandacht
Medewerkers spelen een sleutelrol in het veilig omgaan met persoonsgegevens. Zij zijn vaak de eersten die risico’s zien of een (mogelijk) datalek signaleren. Privacybewust werken begint daarom bij kennis en bewustwording.
Zorg voor regelmatige training en blijf het gesprek over privacy voeren. Leg uit wat persoonsgegevens zijn, wanneer er sprake is van een datalek en waarom zorgvuldige omgang met data zo belangrijk is. Denk aan praktische voorbeelden uit het dagelijkse werk, zodat privacy geen abstract begrip blijft.
Door privacy structureel onder de aandacht te brengen, weten medewerkers wat er van hen wordt verwacht en hoe zij veilig met gegevens omgaan. Dat verkleint de kans op fouten en vergroot het gezamenlijke verantwoordelijkheidsgevoel.
4. Heb je grip op je verwerkers? Maak afspraken en blijf scherp
Bibliotheken en MFCO’s werken vaak samen met IT-dienstverleners, zoals Wise of V-smart. Deze partijen verwerken persoonsgegevens namens jullie en worden daarom aangemerkt als verwerkers. Juist dan is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken over privacy en gegevensbescherming.
Leg deze afspraken vast in een verwerkersovereenkomst. Hierin staat onder andere hoe persoonsgegevens worden beveiligd, waarvoor ze worden gebruikt en wat er gebeurt bij incidenten. Maar daarmee ben je er nog niet. Het is minstens zo belangrijk om regelmatig te controleren of deze afspraken in de praktijk ook worden nageleefd.
Door jaarlijks te evalueren en het gesprek met verwerkers te blijven voeren, houd je zicht op wat er met persoonsgegevens gebeurt buiten je eigen organisatie. Zo blijft de verantwoordelijkheid helder en de bescherming op orde.
5. Privacyrechten van leden en bezoekers: maak het makkelijk en zorgvuldig
Leden en bezoekers hebben het recht om hun persoonsgegevens in te zien, te laten aanpassen of te laten verwijderen. Het is daarom belangrijk dat dit binnen jouw organisatie goed en duidelijk is geregeld. Zorg ervoor dat jullie verzoeken snel, zorgvuldig en volgens vaste afspraken afhandelen.
Daarnaast spelen bewaartermijnen een belangrijke rol: je mag persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Door hier zelf inzicht in te hebben en actief op te sturen, voorkom je onnodige risico’s en houd je je administratie overzichtelijk.
Maak tot slot helder waar leden en bezoekers terechtkunnen met vragen over hun gegevens of privacy. Denk aan een duidelijk aanspreekpunt of een goed vindbare pagina op je website. Zo laat je zien dat je privacy serieus neemt en bouw je aan vertrouwen.
Privacy als dagelijkse gewoonte
Privacy is een doorlopend proces. Door medewerkers bewust te maken, processen in kaart te brengen en afspraken met verwerkers goed vast te leggen, bouw je aan een veilige en betrouwbare omgeving. Zo bescherm je niet alleen persoonsgegevens, maar versterk je ook het vertrouwen van iedereen die jouw organisatie bezoekt of gebruikt. Heb je vragen of behoefte aan ondersteuning bij privacyvraagstukken? Neem contact op met onze Privacy Officer Corine, zij helpt je graag verder!
