Wij werken in opdracht van de Provincie Gelderland en de Provincie Overijssel

Terug naar het overzicht
Verslag

De maatschappij verandert; (semi-)publieke organisaties, zoals de Bibliotheken, veranderen mee. Er zijn kansen binnen nieuwe domeinen, maar ook bedreigingen. Directeuren en bestuurders staan voor nieuwe vragen om hun bijdrage aan die verandering te leveren. Wat betekent dat concreet voor de rol van de Raad van Toezicht of Raad van Bestuur? Vraagt dat ook transitie in het toezicht?

 Deze en andere vragen stonden centraal in de themabijeenkomst Toezicht in Transitie op 14 mei 2019 in Deventer.

 Naar waardengericht toezicht

Het eerste deel van de bijeenkomst nam Drs. Theo Schraven de aanwezigen mee in het model ‘van informeel toezicht naar waardengericht toezicht’. Dit model bespreekt op diverse dimensies hoe de toezichthoudende rol zich kan ontwikkelen, aansluitende bij de complexiteit van de organisatie en de maatschappij. (zie laatste pagina)

 Schraven gaf een toelichting op dit model, door voorbeelden te tonen van de professionaliseringsontwikkeling van een Raad van Toezicht. De kern is om je als toezichthouder aan te passen aan de toenemende mate van complexiteit en differentiatie, zonder door te schieten in te veel formalisering en bureaucratisering. Het is dan de kunst je aan te passen richting de volgende fase. Bijvoorbeeld, als het speelveld te complex en te groot wordt om nog geformaliseerd toezicht (fase 2) te houden, of als er een spannende situatie ontstaat, is het gevaar dat de oplossing wordt gezocht in protocollen. In plaats daarvan is het beter om te buigen naar sturen op resultaat.

Veel RvT’s hebben de afgelopen jaren deze ontwikkeling doorgemaakt en bevinden zich nu in fase resultaatgericht toezicht (fase 3). Maar ook dan is er een gevaar dat je doorschiet in over-formalisering, bijvoorbeeld omdat de werkelijkheid complexer wordt denk je dat je nog meer inhoudelijke parameters nodig hebt. Daar gaat de bestuurder niet beter van functioneren. Dan is het belangrijk op te schuiven naar de volgende fase, nl. waardengericht toezicht (fase 4) waarbij de bedoeling weer centraal komt te staan en het toezichthouden meer uitgaat van interactie, dialoog en waarden omzetten in verhalen.

 Rollen van de toezichthouder

Bij het model is het verstandig om te kunnen variëren in de fasen, je hebt ze allemaal nodig, passend bij de actuele situatie. Zo verschillen ook de rollen. Soms kijk je als toezichthouder vooral naar controle en of de juiste procedures gevolgd zijn. Een andere keer kijk je naar de verhouding prijs en kwaliteit. Weer een andere keer ben je sparringpartner en kijk je of de koers past binnen de waarden. Dit heeft ook te maken met het actuele vraagstuk dat op dat moment besproken wordt. Naarmate het actuele vraagstuk verandert van ‘going concern’ naar extreem nieuw, verandert je toezichtsrol van toezichthoudend op Facts naar toezichthoudend op Feelings. In het laatste ga je samen creëren in het onbekende en past de andere rol niet.

 Gesprek

Schraven gaf de tip om de fasen en rollen te bespreken met elkaar en met het bestuur. Het moet voor iedereen duidelijk zijn welke fase men zich bevindt. Een bestuurder die in de ene fase opereert terwijl de toezichthouders een andere fase verwachten, werkt niet.

Het tweede deel van de avond stond dan ook in het teken van dat gesprek, en samen te kijken in welke fase men de eigen RvT op dit moment inschaalt.

Dit leverde interessante en goede gesprekken op tussen de aanwezigen. De uitwisseling werd ook als zeer waardevol ervaren.

Download hier het volledige verslag 20190514_Verslag_toezicht_in_transitietijd.pdf